Marjorie Segui
Transformation

L’offre ECM / GED d’EI-Management, une réponse aux enjeux actuels de l’archivage numérique

L’offre ECM / GED d’EI-Management s’inscrit dans un contexte de demande croissante de dématérialisation des données au sein de l’entreprise. Explications de Marjorie Segui, Partner en charge de l’activité ECM et de son développement chez EI-Management, filiale conseil du groupe EI-Technologies.

Les enjeux de l’archivage

« En moyenne, un cadre passe aujourd’hui trois à quatre heures par semaine à rechercher un document ! Ce sont des coûts énormes pour les entreprises ». Une perte de temps (et d’argent !), qui pourrait être évitée avec l’archivage numérique. Marjorie Segui, en charge de l’activité ECM et de son développement chez EI-Management, en est persuadée : la dématérialisation des documents au sein de l’entreprise est l’un des plus grands chantiers de la transformation digitale et de la modernisation des organisations. Et les enjeux autour de l’archivage sont nombreux, outre les évidents gains de temps et d’argent. Parce qu’il concerne tout type de document (factures, contrats, documentations…), ce processus facilite la gestion des relations avec toutes les parties prenantes de l’entreprise. En effet, il améliore le partage de documents entre collaborateurs et clients, tout en accélérant les processus de traitement. La dématérialisation permet aussi de gagner de l’espace physique au sein de l’entreprise et d’éviter les doublonnages, en sécurisant la conservation des archives. Une réduction de la manipulation du papier, et des risques de perte par la même occasion.

La mise en place de l’offre ECM / GED d’EI- Management

En effet, la dématérialisation peut concerner des documents originellement sur support papier, ou bien être « native », c’est-à-dire directement sous forme d’informations numériques. Dossier client, factures, process RH, courriers… tout peut être dématérialisé et centralisé, puisque l’information de gestion est stockée et diffusée sur support électronique. Avec l’offre ECM / GED d’EI-Management, les documents sont capturés et collectés, quel que soit leur format ou leur source. Ils sont ensuite identifiés et classés, en s’appuyant sur les technologies de Reconnaissance Automatique des Documents (RAD). Puis les données pertinentes sont lues et extraites grâce aux technologies de Lecture Automatique de Documents (LAD). Enfin, la dernière étape du processus consiste à exporter les documents, leurs métadonnées, et leurs contenus vers les applications de stockage.

La valeur ajoutée du partenariat entre EI-Management et Everteam

Mais pour Marjorie Segui, le plus gros point fort de la solution everteam, c’est de miser sur l’archivage mixte, en étant l’une des rares solutions qui permet de gérer archives physiques et électroniques, pour offrir à l’utilisateur une vision à 360° des documents. Et de conclure : « Le point fort de la solution everteam, c’est d’être toujours en avance sur les technologies de demain. Par sa connaissance des moteurs de recherche, Everteam  travaille depuis quelques années sur l’analytic et le Big Data, ou comment offrir aux utilisateurs à travers des recherches fédérées documents et données pertinentes et classées ». Un partenariat qui a donc de beaux jours devant lui.

 

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