Les enjeux de l’archivage

« En moyenne, un cadre passe aujourd’hui trois à quatre heures par semaine à rechercher un document ! Ce sont des coûts énormes pour les entreprises ». Une perte de temps (et d’argent !), qui pourrait être évitée avec l’archivage numérique. Marjorie Segui, en charge de l’activité ECM et de son développement chez EI-Management, en est persuadée : la dématérialisation des documents au sein de l’entreprise est l’un des plus grands chantiers de la transformation digitale et de la modernisation des organisations. Et les enjeux autour de l’archivage sont nombreux, outre les évidents gains de temps et d’argent. Parce qu’il concerne tout type de document (factures, contrats, documentations…), ce processus facilite la gestion des relations avec toutes les parties prenantes de l’entreprise. En effet, il améliore le partage de documents entre collaborateurs et clients, tout en accélérant les processus de traitement. La dématérialisation permet aussi de gagner de l’espace physique au sein de l’entreprise et d’éviter les doublonnages, en sécurisant la conservation des archives. Une réduction de la manipulation du papier, et des risques de perte par la même occasion.

Mais pour Marjorie Segui, l’archivage répond avant tout à des obligations légales et réglementaires, portées par la norme française de l’Afnor NZ 42013 en 2009 sur l’archivage électronique, aujourd’hui transposée en norme internationale par l’ISO. « Dans le cadre de la numérisation, la donnée numérique remplace le papier. L’enjeu est de donner la même valeur probante à ces documents numérisés qu’aux documents papiers qui pouvaient servir de preuve autrefois », explique-t-elle. En mai dernier, 26 exigences techniques ont ainsi été détaillées dans la norme NZ 026, traitant de la traçabilité de la donnée, mais aussi de la sécurité et de l’accessibilité. « Ce faisceau de preuves montre que le document est bien conforme à l’original. » Une traçabilité qui passe par deux éléments majeurs. D’abord avec, d’une part, le journal des événements qui trace l’ensemble des évènements qui ont lieu sur le système, comme le redémarrage. Puis, d’autre part, le journal de cycle de vie de l’archive, qui trace les consultations de l’archive et permet de s’assurer que les personnes qui y ont accédé en avaient le droit. « À la clôture d’un dossier d’assurance par exemple, la loi précise combien de temps les pièces doivent être conservées. Il faudra avertir le client de l’usage de ces données, et être capable de démontrer que les documents ont bien été purgés des systèmes d’information de l’entreprise, à l’issue de cette durée légale de conservation » , illustre Marjorie Segui. Et ces règles vont devenir encore plus importantes avec l’arrivée de la réglementation européenne en matière de gestion des données personnelles. Tous ces éléments son implémentés dans les outils de l’offre ECM / GED d’EI-Management, justement conçue pour répondre à ces nouvelles exigences, grâce au partenariat avec Everteam, le leader européen en gestion de contenus d’entreprise (ECM) et de processus métier (BPM).

La mise en place de l’offre ECM / GED d’EI- Management

« Souvent, les partenariats naissent d’un projet ». Effectivement, l’offre ECM / GED d’EI-Management est née d’un cas concret il y a deux ans, lors de la mise en œuvre de la solution everteam dans une institution de prévoyance, secteur qui gère classiquement beaucoup de documents. « Aujourd’hui, nous sommes l’un des trois partenaires Platinum qui peuvent intégrer les solutions everteam. Dans le cadre de notre partenariat, nous sommes  aujourd’hui capables de construire un parcours ’employé digital’ qui permettra à nos clients d’appréhender le paramétrage de ces outils.». L’offre ‘employé digital’ s’appuie sur une offre de conseil et une offre plus orientée intégration. Concrètement, les consultants réalisent d’une part des études de cadrage, conseillent les clients dans le choix d’outils, réalisent des audits de solutions mises en œuvres, et accompagnent d’autre part  leurs clients dans l’intégration des outils d’Everteam.

Et les demandes de solutions d’archivages sont croissantes. Au départ, les entreprises du secteur public étaient les plus sensibilisées à l’archivage électronique. En effet, les organismes publics doivent verser leurs archives aux services d’archives dont ils dépendent. Très vite, ces organismes se sont rendus compte des difficultés à gérer le papier et l’électronique, la dématérialisation engendrant alors la question de l’original. Petit à petit, les banques, les assurances et plus largement toutes les entreprises qui gèrent des dossiers nécessitant beaucoup de documents et justificatifs s’y sont intéressées aussi. Grands groupes et PME sont donc concernés. « La question de la dématérialisation a fini par irriguer tous les secteurs », précise Marjorie Ségui. Concrètement, EI-Management implémente la solution Everteam avec les directions métiers, puisqu’en général, « la demande naît d’un besoin très opérationnel », avant d’être travaillée avec les DSI. La dématérialisation implique une modification profonde des processus métier. « Notre offre permet d’accompagner nos clients, par exemple de proposer une simulation de process à un gestionnaire en banque, qui passerait d’un dossier de prêt en banque à un dossier numérique », illustre Marjorie Segui, qui voit la donnée comme « polymorphe ».

En effet, la dématérialisation peut concerner des documents originellement sur support papier, ou bien être « native », c’est-à-dire directement sous forme d’informations numériques. Dossier client, factures, process RH, courriers… tout peut être dématérialisé et centralisé, puisque l’information de gestion est stockée et diffusée sur support électronique. Avec l’offre ECM / GED d’EI-Management, les documents sont capturés et collectés, quel que soit leur format ou leur source. Ils sont ensuite identifiés et classés, en s’appuyant sur les technologies de Reconnaissance Automatique des Documents (RAD). Puis les données pertinentes sont lues et extraites grâce aux technologies de Lecture Automatique de Documents (LAD). Enfin, la dernière étape du processus consiste à exporter les documents, leurs métadonnées, et leurs contenus vers les applications de stockage.

La valeur ajoutée du partenariat entre EI-Management et Everteam

On peut parler de véritable consécration pour Everteam, qui est la seule solution française dans le classement du cabinet américain Gartner. Une reconnaissance d’autant plus forte qu’Everteam a fait certifier par l’Afnor ses processus internes s’appuyant sur ses propres outils. « Être une solution qui repose sur un processus certifiable rassure nos clients ». Mais pour Marjorie Segui, le plus gros point fort de la solution everteam, c’est de miser sur l’archivage mixte, en étant l’une des rares solutions qui permet de gérer archives physiques et électroniques, pour offrir à l’utilisateur une vision à 360° des documents. Et de conclure : « Le point fort de la solution everteam, c’est d’être toujours en avance sur les technologies de demain. Par sa connaissance des moteurs de recherche, Everteam  travaille depuis quelques années sur l’analytic et le Big Data, ou comment offrir aux utilisateurs à travers des recherches fédérées documents et données pertinentes et classées ». Un partenariat qui a donc de beaux jours devant lui.