La numérisation des documents : de multiples enjeux

Productivité, gain de temps, réduction des coûts, et meilleur accès à l’information. Tels sont les enjeux majeurs de la numérisation des documents pour les entreprises, d’après Noureddine Lamriri, Vice President of Product Management chez Everteam, le leader européen en gestion de contenus d’entreprise (ECM) et de processus métier (BPM). « Auparavant, le document circulait au sein de l’entreprise de manière physique, avec une seule copie accessible par personne. Le temps d’un acteur à un autre était donc relativement long », explique-t-il. En plus de raccourcir le temps d’accès au document, la dématérialisation est moins onéreuse. En effet, la gestion du papier a un coût pour l’entreprise, que ce soit en termes d’accès ou de stockage. « Les objectifs récents sont de s’émanciper du papier, voire de le supprimer », souligne Noureddine Lamriri. Autre enjeu incontournable : l’accès à l’information. Et pour une bonne raison : « dans un litige, retrouver le bon document est plus rapide dans un format dématérialisé. Alors qu’avec un format papier, vous devez vous rappeler où il est, il y un délai pour le retrouver… ». Enfin, numériser les documents permet d’assurer une certaine transparence fiscale et une traçabilité des flux.

Mais l’entreprise n’est pas la seule bénéficiaire de la dématérialisation. Pour le client, cela a plusieurs bénéfices. « Si la numérisation permet une hausse de productivité côté entreprise, le client aura ses réponses plus vite. » Noureddine Lamriri prend l’exemple des banques, mutuelles ou sociétés d’assurance, les secteurs où il existe « un vrai savoir-faire » de la dématérialisation. « Ces établissements doivent gérer beaucoup de demandes, avec de nombreuses pièces. La dématérialisation permet de mettre à disposition du client des documents dans un portail digital, plus facilement que s’ils transitaient par des formats papiers. » Autre argument de poids : utiliser des documents dématérialisés permet de baisser le prix final, au bénéfice du client. Et ce, dans tous les secteurs.

Le flou juridique de l’archivage numérique

L’archivage numérique a donc de nombreux avantages, mais quelle valeur juridique ont les documents numérisés ? « Au début, on parlait d’archives, puis de documents, et aujourd’hui on parle d’information. Car une archive n’est pas forcément un document, elle peut être des datas », rappelle Noureddine Lamriri. En effet, selon l’article L211-1 livre 2 du Code du Patrimoine, « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » La notion d’archive est donc indépendante de la date, de la forme et du support. Toutefois, la complexité de cette définition n’a de cesse d’entretenir un flou juridique, étalé entre les différentes strates normatives (législative, réglementaire, normatives). S’y ajoutent les ingérences des législations d’autres États, puisqu’en droit international, les sociétés françaises qui ont des activités à l’étranger se doivent d’appliquer les normes en vigueur dans ces pays en complément. « Toutes ces normes sont parfois contradictoires », note Noureddine Lamriri.

En France, la première loi prenant en compte l’archivage numérique date du 22 mars 2000. Transposée à l’article 1316-1 du Code Civil, elle dispose : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » Même si reconnaître la valeur probatoire de l’écrit électronique a été une avancée majeure, l’identification de l’émetteur et l’intégrité du document restaient des notions difficiles à vérifier.  L’article 1319 du Code Civil établi pour sa part la présomption de fiabilité de la copie électronique, jusqu’à preuve du contraire « Restait une carence juridique sur le document qui devient numérique, et un grand vide sur les questions techniques de numérisation », note Noureddine Lamriri. « Si je supprime le papier, peut-on me prendre à défaut en considérant que mon dispositif ne permettait pas de garantir l’intégrité du document ? » Une nouvelle norme, issue de l’Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier, a bouleversé la donne récemment. Elle complète une norme de 2009 (avenant 42013) qui décrivait la démarche à mettre en place auprès des entreprises pour garantir l’intégrité des documents électroniques. Ainsi, la nouvelle norme NF Z42-026 décrit de manière précise les conditions d’exécution d’un service de numérisation, et garantie dès lors la fiabilité des documents concernés, pour pouvoir derrière effectuer la destruction du document papier.

De bonnes avancées selon Noureddine Lamriri, qui insiste sur la nécessité d’un « corpus législatif qui donne confiance » et permet de « supprimer le papier ». Cependant, pour l’instant, beaucoup d’entreprises le conserve car « le risque est difficile à évaluer ».

Répondre aux nouvelles exigences normatives avec la solution everteam

Afin de structurer et fiabiliser le démploiement d’applications d’archivage électronique conforme aux normes ISO 14 641 / NF Z42 013, une démarche d’accréditation AFNOR (Association française de normalisation) est possible et permet d’obtenir une Marque NF « Archivage électronique » pour le compte de sa société. Concrètement, les systèmes d’archivage sont vérifiés au sein de l’entreprise, et peuvent être ensuite certifiés afin d’obtenir la marque NF 461, prouvant leur conformité aux normes de référence. Dans cette perspective, la solution Everteam a été pensée pour intégrer « by design » (nativement) les exigences techniques et fonctionnelles relevant de la marque NF461. « La certification ne peut être délivré qu’à une application déployée pour le compte d’un client, ou délivrée à une société prestataire pour le compte de tiers », explique Noureddine Lamriri.

La mise en œuvre de la solution Everteam, qui prend généralement « entre 4 et 8 mois en moyenne », se fait en « cycle en V » ou « en mode agile », en fonction du client et du contexte. Ce dernier mode reste toutefois privilégié. « En mode agile, le projet est constitué de sprint collaboratif aligné sur les préconfigurations du logiciel everteam, le client est immédiatement impliqué dans l’usage de l’outil et son appréhension, cela contribue à créer une relation de confiance et à accélérer les circuits de décision en cours de projet », explique Noureddine Lamriri. Et de conclure : « L’implémentation d’une application d’archivage ou de record management propose de multiples perspectives : archivage probant, sécurisation des données personnelles en lien avec le RGPD, plate-forme d’archivage mixte pour l’ensemble de l’entreprise… et reste un domaine qui n’a pas encore délivré tout son potentiel.»